Performance Appraisal: Arti, Metode, Tahapan, dan Contohnya

Performance appraisal merupakan bagian integral dari strategi perencanaan dan pengembangan karir yang diterapkan oleh perusahaan.

Melalui penilaian kinerja yang dilakukan secara berkala, baik tahunan, semesteran, atau kuartalan, perusahaan dapat mengidentifikasi sejauh mana pencapaian dan pertumbuhan karyawan.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk merancang program pengembangan yang sesuai dengan kebutuhan individu.

Dalam artikel ini, akan membahas secara mendalam mengenai performance appraisal mulai dari pengertian, tujuan, metode yang digunakan hingga panduan lengkap untuk memulainya.

Apa itu Performance Appraisal?

Performance appraisal adalah proses terstruktur yang dilakukan secara berkala oleh organisasi untuk menilai dan mengukur kinerja setiap individu selama periode tertentu dengan tujuan untuk menilai kemampuan karyawan dalam memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan.

Dalam performance appraisal, ada beberapa aspek yang dinilai, seperti:

• Kualitas kerja
• Produktivitas
• Kemampuan kolaborasi
• Inisiatif
• Keandalan
• Profesionalitas karyawan

Jika performance appraisal berhasil diterapkan, perusahaan atau manajer dapat memahami kinerja terbaik karyawan serta mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Hasil dari proses ini kemudian digunakan untuk menentukan kompensasi yang sesuai dan merancang program pelatihan serta pengembangan yang efektif bagi karyawan.

Elemen Penting Performance Appraisal

Elemen penting yang ada di performance appraisal meliputi beberapa komponen utama sebagai berikut:

• Data Karyawan: Informasi dasar seperti nama, jabatan, divisi, dan periode evaluasi kinerja.

• Tujuan Evaluasi: Tujuan dari penilaian dan ekspektasi peran karyawan dalam organisasi.

• Kriteria Penilaian: Aspek penilaian yang dapat meliputi KPI, sikap kerja, komunikasi, kolaborasi, kepemimpinan, dan lain-lain sesuai dengan peran.

• Metode Penilaian: Cara penilaian seperti skala nilai, deskripsi kualitatif, atau gabungan keduanya.

• Komentar Evaluator: Observasi dari evaluator dan saran untuk perbaikan kinerja.

• Tindak Lanjut: Rencana pengembangan, pelatihan, atau langkah selanjutnya berdasarkan hasil evaluasi.

Jenis-Jenis Performance Appraisal

Dalam melakukan performance appraisal, ada beberapa metode yang dapat anda gunakan mulai dari tradisional hinga modern. Berikut ini beberapa teknik performance appraisal yang umum digunakan berdasarkan metodenya:

Metode Tradisional

1. Rating Scale: Karyawan dinilai berdasarkan skala numerik atau deskriptif untuk berbagai kriteria seperti produktivitas, kehadiran, kerjasama tim.
2. Critical Incident Method: Atasan melakukan penilaian kinerja dengan menjawab serangkaian pertanyaan terkait perilaku dan kinerja karyawan.
3. Essay Method (Penilaian Naratif): Atasan akan menulis deskripsi mendalam tentang kinerja, perilaku, dan potensi karyawan selama periode tertentu.
4. Forced Distribution / Forced Ranking: Karyawan dikelompokkan ke dalam kategori tertentu seperti terbaik, rata-rata, atau di bawah rata-rata, sehingga distribusi penilaian lebih terkontrol.

Metode Modern

1. Management by Objectives (MBO): Penilaian berdasarkan pencapaian tujuan spesifik yang telah disepakati antara atasan dan karyawan. Metode ini melibatkan penetapan, pelacakan, dan evaluasi target.
2. 360 Degree Feedback: Penilaian yang mengacu pada feedback mengenai kinerja karyawan yang diberikan oleh atasan, rekan kerja, pelanggan eksternal, dan karyawan itu sendiri.
3. Behaviorally Anchored Rating Scales (BARS): Menggabungkan berbagai skala penilaian dengan contoh perilaku spesifik untuk setiap tingkat penilaian. Ini membantu mengurangi subjektivitas.
4. Critical Incident Method: Kinerja dinilai berdasarkan contoh spesifik perilaku karyawan yang sangat positif atau negatif selama periode tertentu.

Metode Kuantitatif

1. Key Performance Indicators (KPI): Karyawan dinilai berdasarkan pencapaian target yang telah ditentukan. Fokusnya kepada hasil kuantitatif yang dapat diukur.
2. Balanced Scorecard: Mengukur kinerja dari berbagai perspektif seperti keuangan, pelanggan, internal proses, dan pertumbuhannya.

Metode Komparatif

1. 9 Grid Box: Karyawan diurutkan berdasarkan kinerja mereka, dari yang low performance low potential hingga high performance high potential.
2. Paired Comparison: Karyawan dibandingkan satu sama lain secara berpasangan, lalu dihitung seberapa sering mereka dinilai lebih unggul.
3. Bell Curve: Karyawan akan diurutkan berdasarkan kinerja mereka, dari yang terbaik hingga terendah.

Tabel Perbandingan Metode Performance Appraisal

Untuk memudahkan Anda menilai metode terbaik untuk perusahaan, berikut ini kelebihan dan kekurangan singkat yang bisa Anda jadikan acuan sebelum menerapkan performance appraisal dengan cara yang tepat dan sistematis. 

Teknik	Metode	Kelebihan	Kekurangan
Tradisional	Rating Scale	Mudah dan cepat digunakan	Penilaian rentan subjektif
	Critical Incident Method	Fokus perilaku dan dampak yang terlihat	Tidak sistematis
	Essay Method	Mendalam	Memakan waktu lama
	Food Distribution	Mengontrol bias atasan	Mengabaikan realitas performa
Modern	Management by Objectives	Fokus pada hasil	Tidak cocok jika target terus berubah
	360 Degree Feedback	Komprehensif dan menyeluruh	Memungkinkan timbulnya konflik
	BARS	Objektif dan sistematis	Kompleks dalam implementasi
Kuantitatif	Key Performance Indicator (KPI)	Jelas dan berdasarkan data	Pengabaian perilaku kerja
	Balanced Scorecard	Menyeluruh terhadap performa perusahaan	Membutuhkan sistem penilaian yang matang dan rumit
Komparatif	9 Box Grid	Mudah mengidentifikasi talent pool	Subjektif tanpa indikator yang jelas
	Paired Comparison	Mengurangi bias tiap individu	Membutuhkan waktu yang lama untuk kapasitas SDM besar
	Bell Curve	Mendorong kompetensi positif di lingkungan kerja	Tidak cocok jika performa di atas standar

Tahapan dalam Performance Appraisal

Untuk membuat performance appraisal yang efektif, ada beberapa tahapan yang perlu diketahui:

1. Menetapkan Standar Kinerja

Proses penilaian kinerja dimulai dengan penetapan standar kinerja yang jelas. Manajer perlu menentukan prestasi, keterampilan, atau output yang akan dievaluasi.

Standar-standar kinerja ini harus dimasukkan ke dalam Analisis Jabatan (Job Analysis) dan Deskripsi Jabatan (Job Description). Selain itu, standar kinerja harus dirumuskan secara jelas dan objektif agar mudah dipahami dan diukur.

Standar tidak boleh disampaikan secara samar, seperti “pekerjaan yang baik” atau “kualitas kerja yang baik”, karena pernyataan yang tidak jelas ini tidak akan menegaskan standar kinerja dengan baik.

2. Komunikasikan standar kinerja perusahaan kepada karyawan

Setelah menetapkan standar kinerja, penting untuk menyampaikannya kepada setiap karyawan agar mereka memahami harapan perusahaan. Tanpa komunikasi yang jelas, proses penilaian kinerja dapat menjadi sulit.

Oleh karena itu, komunikasi harus bersifat dua arah, manajemen perlu menerima umpan balik dari karyawan terkait standar kinerja yang ditetapkan.

3. Mengukur Kinerja yang Nyata

Tahap ketiga dalam penilaian kinerja adalah mengukur kinerja aktual berdasarkan informasi yang tersedia dari berbagai sumber.

Pengukuran ini harus dilakukan secara objektif, berdasarkan fakta dan temuan, tanpa melibatkan perasaan pribadi dalam proses penilaian.

4. Membandingkan Kinerja Nyata dengan Standar yang Ditentukan

Pada tahap ini, kinerja nyata dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Perbandingan ini akan mengungkapkan adanya penyimpangan antara kinerja yang sebenarnya dan standar kinerja yang diharapkan.

5. Diskusikan Hasil Penilaian dengan Karyawan

Tahap ini merupakan tantangan penting bagi manajer, karena mereka harus menyampaikan penilaian dengan akurat agar karyawan dapat menerima hasilnya secara positif.

Diskusi mengenai hasil penilaian memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengenali kekuatan dan kelemahan mereka, serta memahami dampaknya terhadap kinerja di masa mendatang.

Hasil penilaian ini dapat memberikan efek yang beragam, baik positif maupun negatif tergantung pada cara penyampaian yang dilakukan.

6. Mengambil Tindakan Perbaikan

Langkah terakhir dalam proses penilaian kinerja adalah melaksanakan tindakan korektif jika diperlukan.

Jika terdapat penyimpangan antara standar kinerja dan kinerja aktual karyawan, serta komunikasi yang baik telah terjalin antara kedua pihak, maka perusahaan dan karyawan perlu berkolaborasi untuk melakukan perbaikan yang diperlukan.

Risiko Penerapan Performance Appraisal

Menerapkan penilaian performa dengan cara yang tidak tepat berdampak pada risiko bagi perusahaan. Berikut ini 5 risiko performance appraisal yang wajib Anda hindari.

1. Penilaian subjektif dan tidak konsisten

Penilaian menjadi bias dan dipengaruhi oleh hubungan personal karyawan, hal ini menimbulkan penilaian form appraisal menjadi tidak jelas dan tidak sesuai dengan hasil kerja nyata karyawan.

2. Penurunan motivasi karyawan

Apabila hasil penilaian performa tidak diberitahu secara jelas, maka hal ini akan berisiko menyebabkan perasaan tidak dihargai dan membuat karyawan mengalami penurunan motivasi saat bekerja.

3. Berpotensi menjadi evaluasi formalitas

Jika form appraisal tidak terintegrasi ke dalam sistem performance management, maka akan berisiko pada hasil evaluasi yang tidak memberikan dampak nyata terhadap perkembangan manajemen SDM perusahaan.

4. Timbul konflik internal

Hasil dari form appraisal memungkinkan konflik antara leader dan anggota tim timbul, hal ini berisiko terciptanya keretakan hubungan kerja dan produktivitas kinerja perusahaan.

5. Proses manual yang rumit

Jika perusahaan menerapkan performance appraisal dengan cara yang kurang tepat, maka hal ini akan memakan banyak waktu, tenaga, sampai biaya yang dikeluarkan dengan hasil yang tidak pasti dan tidak efisien.

Manfaat Penerapan Performance Appraisal

Tentu saja penerapan performance appraisal memberikan manfaat untuk seluruh karyawan dan pihak perusahaan. Berikut ini 5 manfaat penerapan performance appraisal yang wajib Anda ketahui!

1. Memaksimalkan kinerja karyawan

Penerapan evaluasi menggunakan form appraisal secara berkala, membantu karyawan lebih sadar terhadap target dan ekspektasi perusahaan. Hal ini bermanfaat untuk mendorong mereka terus mengalami peningkatan pada hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

2. Mendukung pengambilan keputusan HR

Mulai dari promosi, mutasi, training, sampai dengan pemutusan hubungan kerja bisa dengan mudah dilakukan jika perusahaan menerapkan performance appraisal. Hal ini penting dalam sistem performance management yang objektif dan berbasis data.

3. Mengenali kebutuhan training

Melalui hasil evaluasi performa karyawan, HR mampu mengenali kesenjangan kompetensi dan merancang program training yang relevan untuk membantu karyawan meningkatkan produktivitas dan kinerja mereka.

4. Mengembangkan komunikasi terbuka

Proses penilaian performa membuka jalan interaksi terbuka terhadap atasan dan bawahan, keduanya tentu bisa saling memahami harapan, kendala, dan berbagi solusi yang dibutuhkan selama bekerja.

5. Menciptakan budaya kerja positif

Apabila performance appraisal digunakan dan diterapkan dengan cara yang tepat, maka hal ini akan bermanfaat untuk meningkatkan budaya kerja yang sehat, terbuka, dan transparan.

Contoh Performance Appraisal

Setelah memahami tahapan dalam performance appraisal dengan tepat, berikut ini contoh form performance appraisal untuk membantu Anda melakukan penilaian performa dengan baik. 

NAMA PT

Performance Appraisal Form

Dengan ini, kami mengajukan Penilaian Kerja Karyawan sebagai berikut:

Nama                  : 

NIK                      : 

Jabatan                : 

Departemen         : 

Periode Penilaian : 

---

I. Absensi dan Keterlambatan

1. Sebab dan Jumlah Hari Absen : a. Sakit :   Hari :  b. Izin :   Hari:   c. Alpa :   Hari : 

     2. Keterlambatan: Pernah/Tidak ; Jika pernah:  kali terlambat dalam 6 bulan

     3. Datang Siang: Pernah/Tidak ; Jika pernah:  kali datang siang dalam 6 bulan

     4. Pulang Cepat: Pernah/Tidak ; Jika pernah:   kali pulang cepat dalam 6 bulan

---

II. Penilaian Hasil Kerja

Keterangan :                                                                      (Nilai Rata-Rata min.3)

*) Diperuntukan kepada jabatan yang memiliki bawahan

1. TM (Tidak Memuaskan)

2. PP (Perlu Peningkatan)

3. SH (Sesuai Harapan)

4. ME (Melebihi Ekspektasi)

5. LB (Luar Biasa)

---

III. Rekomendasi 

[                           ] Dapat diperpanjang / diberhentikan jabatannya / hubungan kerja

[                           ] Diberhentikan mulai tanggal .. .. ….

[                           ] Lain-lain … … … … … … 

Perbedaan Performance Appraisal dengan KPI

Performance appraisal dan KPI (Key Performance Indicators) merupakan konsep yang berbeda dalam melakukan evaluasi kinerja.

Performance appraisal adalah penilaian formal yang bertujuan mengevaluasi kinerja karyawan, mengidentifikasi kelebihan dan hal yang perlu dikembangkan, serta menetapkan tujuan untuk peningkatan di masa depan. Sementara itu, KPI itu salah satu metode kuantitatif untuk mengukur performance appraisal.

Dalam performance appraisal, pendekatannya lebih holistik termasuk aspek kualitatif dan kuantitatif, sementara KPI berfokus pada hasil yang dapat diukur.

Contoh KPI meliputi jumlah penjualan, waktu penyelesaian tugas, atau kepuasan pelanggan. KPI lebih berfokus pada hasil akhir yang dapat diukur dengan angka.

Studi Kasus Penerapan Performance Appraisal

Berikut beberapa studi kasus yang dapat menggambarkan penerapan performance appraisal di berbagai perusahaan. 

PT Bank Rakyat Indonesia (BRI)

BRI mengimplementasikan penilaian kinerja karyawan berbasis key performance indicator atau KPI secara berkala setiap 3 bulan sekali. Metode performance appraisal ini bertujuan untuk menilai pencapaian target kerja karyawan secara objektif dan transparan. 

Penerapan performance appraisal pada PT Bank Rakyat Indonesia meningkatkan produktivitas kerja karyawan dengan kontribusi sebesar 41%. Tentu saja hasil ini berdampak positif bagi kinerja individu dan performa perusahaan secara keseluruhan.

PT Galatta Lestarindo

Penerapan performance appraisal perusahaan ini berbasis behavioral assessment atau berdasarkan perilaku kerja karyawan. PT Galatta Lestarindo menilai aspek kedisiplinan, kerja sama tim, sampai dengan inisiatif individu. 

Penilaian performa ini mampu meningkatkan motivasi kerja karyawan sebesar 55,4% dan berdampak besar mengembangkan semangat kerja untuk berpartisipasi lebih dalam berbagai program training bagi karyawan.

PT Tyremaster Mandiri 

Perusahaan ini menggabungkan penilaian performa menggunakan metode kuantitatif untuk menilai pencapaian target penjualan dan menilai perilaku karyawan menggunakan metode kualitatif. 

Implementasi penerapan performance appraisal ini menghasilkan peningkatan motivasi kerja pada karyawan sebesar 72,5% dan peningkatan produktivitas perusahaan sebesar 20%, memperlihatkan efektivitas dari penerapan performance appraisal bermanfaat mendorong kinerja perusahaan secara optimal. 

Lakukan Penilaian Kinerja Karyawan dengan Software Performance Management LinovHR

Performance appraisal bukan hanya tentang menilai hasil kerja, tetapi juga berfungsi untuk membangun hubungan yang lebih baik antara manajemen dan karyawan.

Proses ini memungkinkan penyelarasan tujuan pribadi dan profesional karyawan dengan visi dan misi perusahaan, serta meningkatkan motivasi mereka.

Dengan bantuan teknologi, seperti software HRIS, proses ini menjadi lebih efisien. Data yang objektif dapat disajikan, dan komunikasi dua arah dapat difasilitasi dengan lebih baik.

Salah satu solusi perangkat lunak terbaik adalah Modul Performance Management dari LinovHR. Aplikasi ini dirancang untuk membantu manajemen HRD dalam menghitung indikator dan menganalisis performa karyawan secara terukur.

Tertarik mencoba modul Performance Appraisal LinovHR? Klik di sini untuk jadwalkan demo gratis atau hubungi tim sales kami sekarang juga!